#USOTeInforma, Información Laboral, Acción Sindical

USO te explica cuáles son tus derechos en cuanto a registro horario y auditoría salarial en relación con el tratamiento y protección de tus datos personales

Las empresas deben cumplir estrictas normas de registro de jornada y salarios que incluyen la protección de datos personales de los trabajadores. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en su manual “La protección de datos en las relaciones laborales”, establece criterios claros sobre el tratamiento de información, limitando su uso exclusivamente a fines legales y garantizando la confidencialidad. Te explicamos todas las obligaciones empresariales y los derechos de los trabajadores en esta materia.

El registro de jornada

El registro de jornada es obligatorio en las empresas y debe incluir el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora.

Estos registros suponen un tratamiento de datos porque identifican a una persona trabajadora concreta. Sin embargo, no requieren de consentimiento previo de los empleados al tratarse de una obligación legal.

Se deben conservar durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, la RLPT e Inspección de Trabajo. Además, el sistema debe ser el menos invasivo y no debe incluir más datos personales que los imprescindibles.

Es importante que sepas que los datos en el sistema de registro horario no pueden ser utilizados con otros fines distintos. Por ejemplo, conocer la ubicación física de una persona trabajadora. Por tanto, la empresa no puede usarlo para saber el lugar donde un trabajador desarrolla su actividad.

La RLPT podrá acceder a esos datos personales del registro horario para comprobar que los registros se adecúan a la ley en materia de jornada, remuneración, cotización y horas extraordinarias. Por su parte, la empresa debe respetar la confidencialidad de los datos del registro.

Registro salarial: transparencia con protección de datos

También por ley, es obligatorio que la empresa lleve un registro de salarios, por lo que no se requiere consentimiento previo.

En ese registro salarial no ha de aparecer el salario de cada persona trabajadora sino valores medios de salarios, complementos y percepciones extrasalariales por sexo y grupos, categorías o puestos de trabajo.

Importante: no deben aparecer datos que permitan identificar a trabajadores concretos, garantizando así el anonimato mientras se cumple con la transparencia salarial.

El acceso a la información salarial se canaliza principalmente a través de la RLPT, que puede consultar todos los datos contenidos en el registro.

En centros de trabajo sin representación legal, los trabajadores individuales pueden solicitar información sobre ese registro, aunque solo recibirán datos sobre diferencias porcentuales en las retribuciones promedio entre hombres y mujeres, manteniendo la protección de datos personales.